Ce documente păstrez pentru încasările PFA?

Păstrezi documentul care susține încasarea, cum ar fi factura, plus dovada plății sau extrasul bancar și, după caz, contractul sau comanda.

Este suficient un extras bancar?

Extrasul dovedește mișcarea banilor, dar nu explică singur operațiunea. Păstrează și documentul justificativ din spatele acesteia.

HelpPFA înlocuiește contabilul?

Nu. HelpPFA ajută la organizarea administrativă; tratamentul fiscal trebuie validat de contabil sau consultant autorizat.

ORGANIZARE PFA

Ce documente trebuie păstrate de un PFA

Nu păstra doar un folder cu facturi. Pentru fiecare operațiune importantă, păstrează documentul care explică ce s-a întâmplat, dovada plății sau încasării și legătura cu activitatea PFA.

Răspuns scurt: organizează pe luni documentele de venituri, cheltuieli, bancă, numerar, contracte și acte administrative. O sumă fără document justificativ sau fără explicație devine greu de verificat ulterior.

Organizează documentele în HelpPFA Ghid Declarația Unică

Checklist lunar simplu

Venituri și încasări

facturi emise și documente de corecție, dacă există;
extrase sau dovezi ale încasării;
rapoarte/bonuri fiscale, când se aplică;
contracte, comenzi sau corespondență relevantă.

Cheltuieli și plăți

facturi, bonuri, chitanțe sau alte documente justificative;
dovada plății: extras, ordin de plată sau document de numerar;
explicația legăturii cu activitatea, mai ales la cheltuieli mixte;
documente pentru bunuri, abonamente și servicii recurente.

Separă documentele în șase zone

Acte de înființare: certificat, CAEN, sediu și autorizații aplicabile.
Vânzări: facturi, contracte, comenzi, livrare/prestare și încasări.
Achiziții: documente pentru bunuri și servicii cumpărate.
Bancă și numerar: extrase, ordine de plată și rapoarte aplicabile.
Contabil: arhiva lunară transmisă, întrebări și confirmări.
Obligații: declarații, confirmări de depunere și comunicări oficiale.

Regulă de lucru: documentele justificative stau la baza înregistrărilor. Nu aștepta finalul anului ca să reconstruiești istoricul din emailuri și aplicații bancare.

Rutină de 15 minute la final de lună

descarcă extrasul și compară-l cu facturile și cheltuielile;
salvează documentele primite în luna respectivă;
marchează documentele lipsă sau neclare;
trimite dosarul organizat contabilului și păstrează copia transmisă.

Surse și limite

Portal Legislativ: Registrul-jurnal de încasări și plăți Portal Legislativ: documente justificative și evidență HelpPFA: cheltuieli deductibile PFA

Pagina este orientativă. Documentele și tratamentul fiscal pot diferi în funcție de activitate și situația concretă.